Me imagino que pocas cosas se te atragantarán tanto como las tareas administrativas que se derivan de tu actividad profesional/empresarial ¿Hay algo menos “sexi” que una declaración de IVA?

Te entiendo, pero hay reflexiones en estos temas que un autónomo/pequeño empresario tiene que enfocar bien desde el principio. Apunto una primera lista con algunas recomendaciones muy básicas:

Separemos la economía familiar de la del negocio.

En todo momento deberías conocer la rentabilidad real de tu actividad. Hay factores que pueden llevarte a engaño, como podría ser que alguien de la familia te ayudara sin percibir nada a cambio o que utilizaras algún otro recurso familiar (espacios, suministros, …) sin considerarlo un coste. Aunque no lo pagues, te recomiendo considerar el coste real de los recursos humanos y materiales dedicados realmente a la actividad profesional/empresarial.

Lo mismo digo con referencia a tu propia dedicación, y considerar un coste adicional cualquier esfuerzo que exceda de lo que consideres normal y sostenible en el tiempo.

Separemos las finanzas familiares y las del negocio.

Algunos pequeños empresarios tienden a confundir las finanzas familiares y del negocio. Cada unidad (familia/negocio) debería tener sus propias cuentas bancarias, no contratar préstamos de una unidad para financiar gastos o inversiones de la otra, y, en general, no utilizar recursos de una para la otra (vehículos, locales, dinero, …).

Dicho esto, ya sé que te puedes encontrar con situaciones inevitables, como que un banco te exija garantías personales para la financiación del negocio. Lo que te quiero decir es que procures tener los dos ámbitos tan separados y controlados como puedas.

Ojo con el IVA. No es tuyo.

Los lamentos acerca del “sablazo” que supone el IVA los días 20 de cada primer mes de trimestre son habituales entre los afectados por el régimen general. He perdido tiempo y energía explicando una y otra vez que el dinero que cobramos por IVA lo tenemos en tanto que recaudadores, que no es nuestro. Tiene un punto absurdo, pero he llegado a aconsejar abrir una cuenta corriente bancaria donde gestionar los cobros y pagos de IVA para asegurar que el día de la liquidación el dinero esté allí.

Pacta bien con el asesor/gestor qué papel tiene él y cual tú.

Los asesores son un gran soporte para las pequeñas empresas. Eso sí: muchos de ellos actúan con criterios que no son de ayuda real a la gestión.

Su objetivo principal es protegerte de las consecuencias de cualquier incumplimiento frente a las administraciones públicas (básicamente la tributaria y la laboral). Por ello, es frecuente que la contabilidad la tengamos por trimestres, o que los movimientos que no comportan efectos fiscales queden sin contabilizar hasta final de año. De esta manera, una fuente importantísima de información para dirección queda degradada. La contabilidad por partida doble que aun hoy utilizamos ya existía en el Renacimiento italiano, no nació con el IVA.

Te recomiendo hablar con tu asesoría y acordar que puedas tener los balances y cuentas de resultados cada mes. Aunque este pacto también comportará compromisos por tu parte. Por ejemplo, si manejas mercaderías, tendrás que facilitarle las variaciones que se hayan producido en el nivel de stock cada mes.

Orden en los documentos.

Es fundamental no “perder los papeles”. Organiza tus archivos físicos y digitales. No ocupes tiempo teniendo que buscar desesperadamente documentos traspapelados.

Piensa cómo gestionar cobros y pagos.

Es otro aspecto importante. Una mala gestión te podría comportar problemas de tesorería evitables.

Todo depende mucho del tipo de actividad. En general, te recomiendo algunas prácticas:

• Tus plazos de cobro a clientes no deberían ser más largos que los de pago a proveedores.
• Siempre que tenga sentido, cobra por adelantado parte de cualquier encargo.
• Si no tienes un comercio que cobre al contado, mejor girar recibos que esperar transferencias.

Espero que alguno de estos consejos te sea útil. En algún momento volveremos sobre el tema. Puedes seguir el resto de artículos de la serie «De autónomo a empresario« Si tienes alguna consulta, te puedes poner en contacto con nosotros.