En posts anteriores hemos visto que una organización evoluciona y cómo, y qué tenemos que tener en cuenta para seleccionar y dar oportunidad de formación a los miembros de tu equipo. La pregunta ahora es: ¿y cómo los estructuro?

Recuerda que definimos un mecanismo de coordinación que era la supervisión directiva y otro que era la normalización de los procedimientos. Antes de la expansión de la informática y la digitalización, el mecanismo preponderante era la supervisión. Por ejemplo, el director de tu oficina bancaria dependía de un jefe de zona, que, a su vez lo hacía de un directos regional, quien reportaba al director del ámbito superior, etc. Las organizaciones eran piramidales y de plasmaban en el famoso organigrama. En aquel modelo, las normas eran un mecanismo destinado, por un lado, a garantizar la igualdad de tratamiento de una misma situación en unidades (sucursales) distintas, y por otro, a resolver dudas sobre procedimientos poco frecuentes. La normalización era patrimonio exclusivo de las grandes corporaciones.

Otro ejemplo directo: me pasé años redactando Instrucciones Generales (IG) como analista de una compañía eléctrica. La idea central era regular el comportamiento de los empleados de las oficinas y, por ejemplo, asegurar que los documentos que se exigían a un cliente para contratar un suministro eran exactamente los mismos en cualquiera de ellas. Cada unidad (sección, oficina, …) tenía sus archivadores con las IG que le podían afectar. El único soporte era el papel y ya te puedes imaginar la logística necesaria para cambiar una frase de una IG. Un lío enorme.

Tras el boom digital, se ha impuesto la normalización de los procedimientos como mecanismo principal, en detrimento de la supervisión. Hoy es imposible del todo hacer una compra por internet saltándose un paso en el momento del encargo o el pago. Y, en paralelo, nuestro director de oficina ya ha perdido hasta el título, se llama gestor de cuentas y se limita a ser nuestro enlace con el sistema informático. Ya no tiene sentido regalarle un jamón.

¿Y tú cómo lo harás? No me atrevo a darte una solución standard, porque dependerá del tipo de negocio, de la actividad del equipo y del grado de descentralización. Seguramente tendrás que optar por una solución mixta, pero siendo muy consciente de lo que te acabo de contar. Recuerda el ejemplo del restaurante que protocolizaba las recetas. Siempre que sea posible, regula los comportamientos mediante normas, para garantizar la homogeneidad de los resultados.

Incluso te aconsejo regular comportamientos para actividades no relacionadas directamente con la actividad productiva. Me refiero a recoger sistemáticamente los tiempos de ejecución de cada tarea, los protocolos de publicación en redes sociales o la sistematización de las relaciones con los clientes reales y potenciales, por poner unos ejemplos.

Un último consejo: sé flexible. Por ejemplo, siempre habrá alguien en tu equipo más joven y ducho que té en el uso de las nuevas tecnologías. Apóyate en él antes de tomar decisiones en estos terrenos. Toma tú las decisiones, pero sin creer que consultar a quién más domina el tema te hace ser más débil.

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