Las organizaciones nacen y se desarrollan, y en cada momento necesitan coordinación para ser eficaces. Lo explicaré con un ejemplo. Imaginemos que montas un pequeño restaurante y supongamos que tienes éxito.

Etapa 1: tú solo

Sabes cocinar y te decides a abrir un restaurante. Al principio lo intentas hacer todo, cocinar, servir, cobrar, …

Como tienes cierto éxito, no tardarás mucho en contratar a alguien para que atienda a las mesas mientras tú cocinas. Cuando tenéis poco trabajo, te encargas personalmente de las compras, preparas salsas, caldos y demás, y tu ayudante aprovecha para limpiar todo.

Etapa 2: equipo pequeño

Durante la etapa en que sois dos personas, os entendéis perfectamente, casi sin hablar. Ante un gesto tuyo, señalando, por ejemplo, una estantería, tu ayudante ya entiende que la tiene que limpiar. La coordinación es total.

La demanda sigue creciendo y te lanzas a hacer una ampliación. Para ello, contratas a otro camarero, un pinche de cocina y a alguien para limpiar. En seguida empiezan a pasar cosas negativas: un día nadie te avisa de que se ha terminado el agua con gas, la estantería está engrasada y nadie reacciona, o hay una avería en los lavabos y no te enteras, porque te pasas el día encerrado en la cocina. Por cierto, un proveedor te llama porque el banco X le ha devuelto un recibo. Investigas y ves que te habías olvidado de traspasar dinero del banco Z al X. Intentas supervisar todo, pero no das abasto. Se te cuelan goles por todas partes.

El mecanismo informal que tan bien había funcionado cuando erais dos, ya no es suficiente para seguir manteniendo la coordinación. Habrá que hacer algo.

Etapa 3: equipo mediano

Tomas la gran decisión: contratas a un cocinero, dejas de cocinar tú y te dedicas sólo a supervisar todos los aspectos (cocina, limpieza, estado de conservación, compras, bancos, …).

Todo vuelve a funcionar. Trabajas mucho, pero tienes la tranquilidad de que todo está controlado. Por fin tienes tiempo para pensar en el futuro. Y el público sigue respondiendo. Si alguna receta no acaba de tener la aceptación que tenía cuando tu cocinabas, lo hablas con el chef, introducís algunos cambios y se corrigen los problemas.

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